Vers la dématérialisation des démarches PN – aeroVFR Facebook Flux RSS Twitter
Par amk, 29/08/2022

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Mise en place progressive de la dématérialisation de toutes les démarches du personnel navigant (PN) par la DSAC.

La Direction de la Sécurité de l’Aviation civile (DSAC), dépendant de la Direction générale de l’Aviation civile (DGAC), revoit l’organisation de ses différentes missions et notamment l’emploi de son personnel. Dans ce cadre, un programme a vu le jour visant la modernisation des démarches pour les personnels navigants « afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des services et des échanges entre la DSAC et les usagers du domaine PN » avec, au-delà de la dématérialisation des démarches administratives, un accès facilité vers les informations utiles pour comprendre et mener correctement des démarches, sans oublier de fournir aux usagers un suivi de l’avancement de leurs démarches.

Pour se faire, différents outils informatiques pour informer, communiquer et échanger entre usagers et DSAC sont ou seront développés. Le programme s’articule autour de 5 sous-projets :– Mise en place d’un portail PN : il sera heureusement distinct du site du ministère de la Transition écologique où l’on se perd régulièrement dans un labyrinthe à la recherche d’une information, sans parfois éviter la voie sans issue (erreur 404 !). Le portail envisagé devrait permettre d’avoir un compte personnel pour ses démarches, de connaître sa situation, obtenir des informations réglementaires en lien avec les autres applications de la DGAC, soit Océane (hélas maintenu…) et Sigebel. À noter que le site Météor déjà mis en place entre les DSAC/IR et les ATO/DTO restera actif et donc complémentaire…– Mise en place d’un chatbot : il s’agira d’un classique « agent conversationnel » dont l’objectif sera d’apporter des réponses rapides aux questions les plus fréquentes.– Dématérialisation des formulaires. Cette facette est développée plus bas.– Mise en place de RPA (Robotic Automatisation Process) : ceci concerne la gestion interne à la DSAC avec une « automatisation des tâches sans réelle valeur ajoutée ». Un gain de temps sur le traitement de certaines demandes est attendu, à la fois pour les agents DGAC et les utilisateurs.– Numérisation des dossiers PN : harmonisation de tous les dossiers numériques accessibles sur tous les sites des DSAC/IR.

Les deux dernières facettes ne concernent que le personnel DGAC. Sur les trois premières concernant les usagers, celle concernant la dématérialisation des formulaires est la plus avancée. Le calendrier du programme a débuté en mai 2021 et devrait s’achever vers la fin 2022.

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Pour l’heure, la facette la plus avancée est donc celle de la dématérialisation de l’ensemble des formulaires permettant aux usagers de réaliser leurs démarches en ligne, avec suivi du processus par les pilotes et les agents DGAC, avec un dialogue via internet possible lors du traitement. Il s’agit de proposer une plate-forme de remplissage en ligne de formulaires PN adressés à la DSAC par les pilotes, les organismes de formation (ATO et DTO), les instructeurs ou les examinateurs. Le système vise à supprimer à terme le courrier postal et l’envoi de documents au format pdf.

L’usager devrait être guidé dans sa démarche pour choisir le bon formulaire, celui-ci pourra parfois être déjà auto-rédigé de certaines informations issues d’Océane ou de Sigebel. Le système vérifiera la « complétude » des demandes avant d’envoyer le dossier au service compétent. L’usager pourra alors suivre en ligne l’avancement de son dossier comme on suit depuis des années le processus de réception d’un colis chez tous les transporteurs…

Elèves-pilotes et pilotes pourront ainsi suivre leurs dossiers d’inscription à des examens théoriques et/ou pratiques, mener leur demande de délivrance initiale. Les examinateurs pourront déposer un compte rendu d’examen pratique. Les ATO/DTO pourront recommander leurs élèves pour les examens théoriques et pratiques, attester d’une fin de formation, gérer les droits pour la signature des formulaires (responsable pédagogique, dirigeant responsable).

À l’été 2021, la DSAC a retenu la solution « sur étagère » proposée par la société Efalia, spécialiste des plates-formes de gestion de formulaires, en retenant la solution 6Tzen (à prononcer Citizène). Le système devant être évolutif au fil du temps, pour mettre en place progressivement ce nouveau système qui restera facultatif et non obligatoire, le périmètre retenu au départ ne concerne que les démarches par les pilotes privés avec les licences européennes PPL (Avion ou Hélicoptère), LAPL (Avion ou Hélicoptère), BPL (Ballon) et SPL (Planeur). Ce premier périmètre couvre 14% des formulaires envisagés. Pour les vélivoles, une « passerelle » est à l’étude avec Gesasso.

Pour roder le système, un site pilote a été mis en place en janvier 2022 et une phase pilote a été proposée à tous les DTO/ATO de l’Ile-de-France, ceci après trois sessions d’information et d’échanges sur le projet en visio-conférence, sessions proposées aux dirigeants des organismes de formation de la région sur la base du volontariat par Bertrand Huron (DSAC/PN) en charge de ce programme de modernisation.

Cette phase pilote doit s’achever en mars prochain, une période sans doute trop courte (au vu des conditions météorologiques en début d’année en Ile-de-France et du nombre de démarches en cette saison) mais qui pourrait être étendue pour obtenir suffisamment de retours. Les dirigeants de DTO/ATO de l’Ile-de-France ayant participé à l’une des trois visio-conférences de présentation ont déjà bénéficié d’une démonstration du prototype.

Les DTO/ATO d’ïIe-de-France peuvent dès à présent utiliser le nouveau système ou s’entraîner sur un site « virtuel » pour ne pas encombrer les activités de la DSAC. La phase pilote donnera aux organismes de formation l’opportunité de déposer au travers de cet outil :– les recommandations pour les examens pratiques LAPL, PPL, BPL, SPL avec possibilité de proposer un ou plusieurs examinateurs et une gestion de la désignation de ce dernier via l’outil.– les attestations de formations pratiques LAPL, PPL, BPL et SPL.

Cette phase pilote doit permettre de « tester et valider l’outil sur un premier périmètre avec un volume de démarches suffisant, d’identifier des pistes d’amélioration et d’optimisation », d’en tirer des enseignements avant l’extension à l’ensemble des démarches PN – une montée en puissance prudente et méthodique qui nous éloigne du processus suivi par le SIA pour mettre en place Sofia ! Ensuite, le dispositif sera généralisé aux autres DSAC/IR avant d’élargir le périmètre à toutes les démarches.♦♦♦

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